WhatsApp-groep op het werk

Hoewel instant messaging-groepen vaak worden gebruikt in veel bedrijven, moeten bedrijven enkele voorzorgsmaatregelen nemen voordat ze werknemers toevoegen aan een groepschat via dit kanaal.

Volgens de Spaanse Gegevensbeschermingsautoriteit (AEPD) is het mobiele telefoonnummer een persoonsgegeven:

• Dit nummer is gekoppeld aan een naam en achternaam en geeft dus informatie over een geïdentificeerde persoon.

• Dus het feit dat werknemers hun persoonlijke mobiele nummer hebben verstrekt (bijvoorbeeld om in geval van nood contact op te nemen) betekent niet dat ze toestemming hebben gegeven om te worden toegevoegd aan een instant messaging-groep.

Om het bedrijf dit nummer te laten gebruiken en toe te voegen aan een bedrijfs-WhatsApp-groep, moet de toestemming van de werknemer worden verkregen. Hiervoor:

• Kan het bedrijf een mededeling aan het personeel verstrekken waarin wordt aangegeven dat het een WhatsApp-groep wil aanmaken en waarin een vakje is opgenomen waarin elke werknemer kan ondertekenen en toestemming kan geven voor het toevoegen van zijn persoonlijke mobiele telefoon aan die groep.

• Het bedrijf moet afzien van het opnemen van werknemers die hier niet vrijwillig mee instemmen.

In een recente beslissing van de Spaanse Gegevensbeschermingsautoriteit is een boete van 70. 000 euro opgelegd aan een bedrijf omdat het een werknemer heeft toegevoegd aan een instant messaging-groep met zijn persoonlijke telefoonnummer zonder zijn uitdrukkelijke toestemming. De AEPD is van mening dat deze opname gelijk staat aan het delen van deze persoonsgegevens met derden.

Als werknemers een zakelijke telefoon gebruiken, kunnen ze wel worden toegevoegd aan een WhatsApp-groep, aangezien dit een zakelijke tool is. Het recht op ontkoppeling moet te allen tijde worden gerespecteerd.

 

Onze professionals informeren u graag over eventuele vragen die u heeft over gegevensbescherming en privacy op het werk.