Het bedrijf wil toegang tot uw computer

Als een bedrijf vermoedt dat een werknemer zijn werkcomputer voor privédoeleinden gebruikt, kan het bedrijf toegang krijgen tot die computer om zijn vermoedens te bevestigen en passende maatregelen te nemen tegen de werknemer (zoals schorsing van werk en loon of ontslag, bijvoorbeeld). Het kan echter niet toegang krijgen tot persoonlijke mappen, privéaccounts of intieme informatie. Het controleren van de computer moet worden uitgevoerd om de naleving van de arbeidsverplichtingen te verifiëren en het recht op privacy van de betrokken persoon te respecteren.

Om te beoordelen of het bedrijf het recht op privacy van de werknemer respecteert, moet het voldoen aan de drievoudige proportionaliteitstoets die door de rechtbanken is vastgesteld. Dat wil zeggen:

• De handeling rechtvaardigen. Er moet specifiek een legitieme reden zijn (bewijs van slechte prestaties van de werknemer, niet naleven van bedrijfsbevelen...). Het is essentieel om aan te tonen dat uw bedrijf deze IT-controle moet uitvoeren omdat anders het juiste gebruik van de computer niet kan worden geverifieerd.
• Handelen met proportionaliteit. Hiervoor moet alleen toegang worden verkregen tot de informatie die nodig is om de vermoedens te bevestigen (tot de harde schijf waarop de bedrijfsdocumentatie is opgeslagen, zonder toegang tot persoonlijke mappen).
• Geen toegang tot privéaccounts. Met andere woorden, als wordt gedetecteerd dat de werknemer een persoonlijke cloud gebruikt, of als deze zijn persoonlijke e-mail open heeft, mag er niet worden ingegrepen zonder zijn toestemming.

In ieder geval moet het bedrijf zijn werknemers van tevoren hebben geïnformeerd dat het zich het recht voorbehoudt om de juiste werking van de elektronische tools die het ter beschikking heeft gesteld te controleren: werkcomputer, mobiele telefoon... Met andere woorden, het kan controleren hoe werknemers de IT-apparatuur gebruiken die het ter beschikking stelt, mits dit vooraf is gemeld. Daarom is het raadzaam om het gebruik ervan te reguleren in een intern reglement, waarin staat dat er controles kunnen worden uitgevoerd en waarin de gevolgen van niet-naleving worden vermeld.

Onze professionals zullen u informeren over eventuele vragen die u heeft met betrekking tot het gebruik en de controle van IT-tools in het bedrijf.